Branchensoftware für Druckereien und Kartonagen: der komplette Leitfaden

Von Redazione VERC · 18 agosto 2026 · 9 Min. Lesezeit

Wer im grafischen Gewerbe arbeitet, kennt die Szene. Eine Kundenanfrage kommt herein: fünftausend Tragetaschen aus Kraftpapier, zweifarbig, mit Kordelgriff, dazu eine Variante mit zehntausend Stück in Vierfarbdruck. Der Vertriebler öffnet die Excel-Datei mit den Angeboten, sucht den letzten ähnlichen Auftrag, kopiert das Blatt, ändert die Mengen, korrigiert den Papierpreis, weil er inzwischen gestiegen ist, rechnet die Rüstzeiten neu, merkt, dass die Formel in Spalte K noch auf die Zeile des vorherigen Auftrags zeigte, fängt von vorne an. Anderthalb Stunden später geht das Angebot raus. Der Kunde hat inzwischen zwei weitere erhalten.

Das Problem ist nicht die Langsamkeit des Vertrieblers. Es ist, dass das Preismodell einer Druckerei oder eines Kartonagenbetriebs nicht in die Logik gängiger Standardsoftware passt – und wer sie ausprobiert hat, hat das erst gemerkt, nachdem das Abo schon bezahlt war.

Dieser Leitfaden erklärt, warum das passiert, welche Funktionen eine Branchensoftware für Druckereien haben muss, um dem Tagesgeschäft wirklich standzuhalten, und wie du die Alternativen am Markt bewertest, ohne einen Betrag auszugeben, der in keinem Verhältnis zum Umsatz des Betriebs steht.

Kurz gefasst

• Der Preis im grafischen Gewerbe verhält sich nicht linear zur Menge: Er hängt von Nutzenzahl, Rüstzeit, Makulatur und einmaligen Kosten ab. Standardsoftware verwaltet den Stückpreis, nicht diese Struktur.
• Die entscheidende Funktion ist nicht die Rechnungsstellung, sondern die Preismatrix aus Arbeitsgang × Menge, also die Tabelle, die für jede Kombination aus Arbeitsgang und Auflage den richtigen Preis liefert.
• Vertikale MIS für den Druck lösen das Problem, kosten aber Zehntausende Euro und Monate an Einführung – überdimensioniert für eine Druckerei mit unter zwei Millionen Umsatz.
• Der dritte Weg ist eine modulare Software, die bei Preislisten und Angeboten beginnt und Lager, Fertigungsaufträge und Belege ergänzt, sobald sie gebraucht werden.
• Bevor du wählst, miss, wie viel Zeit heute von der Anfrage bis zum Versand des Angebots vergeht. Das ist die Zahl, die die Investition rechtfertigt.

Warum Standardsoftware im grafischen Gewerbe nicht funktioniert

Eine für den Handel entwickelte Software denkt so: Ein Artikel hat einen Code, einen Listenpreis, eventuell einen Rabatt je Kunde oder Mengenklasse. Du multiplizierst Preis mal Menge, ziehst den Rabatt ab, hast die Summe.

In Druckerei und Kartonagenbetrieb reißt diese Kette an mindestens vier Stellen.

Die Nutzenzahl des Bogens. Die Papierkosten hängen nicht von der Stückzahl ab, sondern davon, wie viele Teile du aus einem Druckbogen herausholst. Von 4 auf 6 Nutzen pro Bogen zu wechseln ändert die Materialkosten um 30 %, ohne dass der Kunde an seiner Anfrage etwas geändert hätte.

Die Rüstzeit. Jede Maschine hat eine Einrichtezeit, die nicht von der Auflage abhängt. Bei tausend Stück fällt die Rüstzeit dramatisch ins Gewicht des Stückpreises, bei fünfzigtausend wird sie unbedeutend. Das ist der Grund, warum der Stückpreis mit der Menge einbricht – und zwar nicht linear.

Die Makulatur. Das beim Einrichten und Justieren verbrauchte Papier ist ein fixer Aufwand in Bogen, nicht in Prozent. Fünf Prozent Makulatur auf einer kurzen Auflage können in Wirklichkeit dreißig Prozent sein.

Die einmaligen Kosten. Stanzformen, Prägeklischees, Druckformen, Matrizen, Musteranfertigungen. Sie werden einmal bezahlt und müssen auf den Auftrag umgelegt, separat berechnet oder auf künftige Wiederholungen abgeschrieben werden. Kein Standardfeld einer gängigen Software sieht diese Logik vor.

Das praktische Ergebnis ist immer dasselbe: Der Betrieb kauft die Software für die elektronische Rechnung, nutzt sie zum Erstellen von Belegen und macht die Angebote weiter in Excel. Zwei Systeme, die nicht miteinander reden, doppelte Daten und Preislisten, die in einer Datei auf einem Desktop leben.

Die Funktionen, auf die es wirklich ankommt

Wenn du eine Software für Kartonagen oder den Druck bewertest, sind das die Punkte, zu denen du Fragen stellen solltest. Alles andere kommt später.

1. Preismatrix aus Arbeitsgang × Menge

Das ist das Herzstück. Das System muss dir erlauben, für jeden Arbeitsgang (einfarbiger Druck, Vierfarbdruck, matte Kaschierung, UV-Lackierung, Stanzen, Kleben, Griffmontage) einen anderen Preis je Mengenstaffel festzulegen: 250, 500, 1.000, 2.500, 5.000, 10.000, 25.000 Stück.

Das Angebot wird damit zur Auswahl: Du wählst die Arbeitsgänge, gibst die Menge ein, das System liest die Matrix und setzt den Preis zusammen. Du rechnest nichts von Hand nach, und vor allem kommen zwei verschiedene Vertriebler, die denselben Auftrag kalkulieren, auf dieselbe Zahl.

Mehr dazu im eigenen Beitrag: wie du eine Preismatrix nach Arbeitsgang und Menge aufbaust.

2. Interpolation bei Zwischenmengen

Der Kunde fragt 3.700 Stück an, und deine Preisliste hat Staffeln bei 2.500 und 5.000. Die Software muss dir sagen, was zu tun ist: die untere Staffel anwenden, die obere oder interpolieren. Das ist eine kaufmännische Entscheidung, die einmal getroffen und dann immer gleich angewandt wird – nicht dem Ermessen dessen überlassen, der das Angebot an jenem Tag erstellt.

3. Varianten im selben Angebot verwalten

Echte Anfragen haben fast nie nur eine Konfiguration. Der Kunde will 5.000 und 10.000 Stück sehen, mit und ohne Kaschierung. Ein gutes System erzeugt die Varianten als Spalten im selben Dokument, ohne dich zu zwingen, vier getrennte Angebote zu erstellen, die dann zu vier Dokumenten werden, die du überarbeiten musst, wenn sich der Papierpreis ändert.

4. Einmalige Kosten getrennt vom Stückpreis

Stanzform, Druckform, Klischee und Musteranfertigung müssen als eigene Positionen erscheinen, mit der Möglichkeit, sie zu berechnen, bei Wiederholungen wegzulassen oder auf die Auflage abzuschreiben. Wenn das System sie im Stückpreis ertränkt, hast du die Nachvollziehbarkeit der Marge verloren.

5. Vom Angebot zum Auftrag, ohne etwas neu einzugeben

Das angenommene Angebot muss zum Auftrag werden, und der Auftrag muss zum Fertigungsauftrag und dann zum Lieferschein und zur Rechnung werden, wobei die Daten mitgeführt werden. Jede manuelle Neueingabe ist ein Punkt, an dem die Zahlen auseinanderlaufen. Die Auftragsverwaltung in der Druckerei zählt vor allem deshalb: jederzeit zu wissen, wo ein Auftrag steht und was bereits geliefert wurde.

6. Lager, das mit den Arbeitsgängen verknüpft ist

Zu wissen, wie viele Bogen eines Bedruckstoffs vorhanden sind, wie viele für offene Fertigungsaufträge reserviert sind und wie viele verfügbar bleiben, ist etwas anderes, als den buchhalterischen Bestand zu kennen. Dazu gibt es einen eigenen Leitfaden: Lagerverwaltung für kleine Betriebe.

7. Historie der berechneten Preise

Wenn der Kunde nach acht Monaten zurückkommt und "dasselbe wie vorher" verlangt, musst du in zehn Sekunden abrufen können, was du ihm berechnet hast, mit welcher Marge und zu welchen Konditionen. Das ist die Funktion, an die bei der Auswahl niemand denkt und die man jeden Tag nutzt.

Die drei Kategorien von Lösungen am Markt

Die Wahl ist keine technische, sondern eine Frage der Größe. Ein vollständiges MIS ergibt Sinn, wenn du eine Arbeitsvorbereitung hast, die die Maschinen plant, und einen Verantwortlichen, der die Nachkalkulationen auswertet. Unterhalb dieser Schwelle rechnen sich die Einführungskosten und der Konfigurationsaufwand nicht, und in der Praxis endet es damit, dass das System zu 20 % seiner Möglichkeiten genutzt wird.

Wer drei bis fünfzehn Mitarbeiter hat, hat ein enger umrissenes Problem: schnell und nach einheitlichem Maßstab kalkulieren, den Überblick über offene Fertigungsaufträge behalten, wissen, was im Lager liegt. Für dieses Problem ist die modulare Software die angemessene Antwort.

Wie du den Return on Investment bewertest

Der klassische Fehler ist, die Gebühren zu vergleichen. Der richtige Vergleich ist der zwischen der Gebühr und den Kosten der Zeit, die du heute aufwendest.

Mach diese Rechnung, sie dauert fünf Minuten.

1. Zähle, wie viele Angebote du in einem Monat erstellst. Nimm einen echten Monat, keinen groben Durchschnitt.
2. Schätze die durchschnittliche Erstellungszeit, von der Anfrage bis zum Versand. Rechne das Gegenlesen und die Korrekturen mit ein.
3. Multipliziere. Wenn du 60 Angebote im Monat zu je 40 Minuten erstellst, sind das 40 Stunden, also eine volle Arbeitswoche einer Person.
4. Setze den betrieblichen Stundensatz dessen an, der sie erstellt, nicht seinen Nettolohn.

Dann füge die Posten hinzu, die auf dem Stundenzettel nicht auftauchen, aber die Gewinn-und-Verlust-Rechnung belasten: die Aufträge, die verloren gingen, weil das Angebot nach dem Wettbewerber kam, die Rechenfehler, die erst nach getaner Arbeit auffielen, die unter Kosten angenommenen Aufträge, weil niemand die Marge vor der Bestätigung geprüft hatte. Zu diesem letzten Punkt findest du eine Berechnungsmethode in wie du die Marge eines Auftrags verstehst, bevor du ihn annimmst.

In den meisten Druckereien, die diese Rechnung machen, entspricht die Gebühr einer modularen Software dem Wert von zwei oder drei pro Jahr zurückgewonnenen Aufträgen.

Die häufigsten Fehler bei der Auswahl

Die Funktion kaufen, die du nie nutzen wirst. Die Maschinenplanung ist in Demos faszinierend. Wenn du niemanden hast, der sie jeden Tag pflegt, bleibt sie leer und wird zu einem Grund, das System nicht zu nutzen.

Alles auf einmal migrieren. Der zuverlässigste Weg, eine Einführung scheitern zu lassen, ist, Excel am Montagmorgen abzuschalten. Man startet mit einem Modul, bringt es zum Laufen, dann fügt man das nächste hinzu.

Die Preislisten nicht wirklich einpflegen. Eine Software mit unvollständigen Preislisten ist schlimmer als Excel, weil sie die Illusion einer verlässlichen Angabe erzeugt. Das Einpflegen sollte in Ruhe geschehen, ausgehend von den häufigsten Aufträgen der letzten sechs Monate, die in der Regel den Großteil des Umsatzes abdecken.

Den ignorieren, der sie benutzen wird. Wenn der Kalkulator das neue Werkzeug langsamer findet als sein Tabellenblatt, kehrt er an dem Tag, an dem die dringende Anfrage kommt, zum Blatt zurück. Die Geschwindigkeit im häufigsten Fall ist das eigentliche Bewertungskriterium, nicht die Zahl der Funktionen.

Ohne eigene Daten bewerten. Demos mit Fantasiedaten sagen nichts aus. Bitte darum, drei deiner echten Preislisten einzuspielen und zwei Angebote nachzustellen, die du letzten Monat bereits erstellt hast. Wenn die Zahlen übereinstimmen und du weniger Zeit gebraucht hast, hast du die Antwort.