Auftragsmarge berechnen: wie du vorher weißt, ob eine Arbeit Verlust bringt
Es gibt eine sehr verbreitete Arbeitsweise in kleinen Fertigungsbetrieben: Man kalkuliert aus Erfahrung, nimmt die Arbeit an, produziert, stellt die Rechnung. Am Jahresende sagt der Steuerberater, ob das Unternehmen verdient hat. Wenn das Ergebnis enttäuschend ist, kann niemand sagen, welche Aufträge es verursacht haben.
Die Berechnung der Auftragsmarge dient genau dazu: die Antwort von zwölf Monate später auf den Zeitpunkt vor der Bestätigung zu verschieben. Sie erfordert kein komplexes Controllingsystem. Sie erfordert drei gut aufgebaute Zahlen, die jedes Mal genutzt werden.
Kurz gefasst
- Die Marge wird auf den Preis berechnet, der Aufschlag auf die Kosten. Sie zu verwechseln führt dazu, unter den eigenen Absichten zu kalkulieren, immer in dieselbe Richtung.
- Der Maschinenstundensatz muss durch die echten produktiven Stunden geteilt werden, nicht durch die Öffnungsstunden. Das ist der Fehler, der alles andere unterschätzt.
- Der Deckungsbeitrag, nicht die Nettomarge, ist die richtige Zahl, um über die Annahme eines Auftrags zu entscheiden.
- Angebote gehen aus fünf wiederkehrenden Gründen in den Verlust, alle vorhersehbar.
- Die Marge muss während des Erstellens des Angebots sichtbar sein, nicht in der Nachkalkulation.
Aufschlag und Marge: die teuerste Verwechslung
Es sind zwei verschiedene Prozentsätze, berechnet auf verschiedenen Grundlagen, und sie werden jeden Tag als Synonyme verwendet.
Aufschlag = (Preis − Kosten) / Kosten Marge = (Preis − Kosten) / Preis
Kosten 100, Preis 150. Der Aufschlag beträgt 50 %, die Marge 33,3 %.
| Angewandter Aufschlag | Erzielte Marge |
|---|---|
| 20 % | 16,7 % |
| 30 % | 23,1 % |
| 50 % | 33,3 % |
| 100 % | 50,0 % |
Der Unternehmer, der sagt "ich arbeite mit 30 %", meint fast immer einen Aufschlag von 30 % und glaubt, eine Marge von 30 % zu haben. Er arbeitet mit 23 %. Bei einem Umsatz von 500.000 Euro ist der Unterschied zwischen dem Glauben, 30 % zu haben, und den tatsächlichen 23 % gleich 35.000 Euro im Jahr, also oft der gesamte Gewinn.
Um eine gewünschte Marge zu erzielen, ist der anzuwendende Aufschlag:
Aufschlag = gewünschte Marge / (1 − gewünschte Marge)
Marge von 35 %? Aufschlag von 53,8 %.
Der Maschinenstundensatz
Er ist die Säule jeder industriellen Kalkulation, und er ist fast immer an einer einzigen Stelle falsch berechnet: im Nenner.
Der Zähler: die Jahreskosten
- Abschreibung: Anschaffungswert geteilt durch die Jahre der Nutzungsdauer. Wenn die Maschine abgeschrieben, aber noch im Einsatz ist, setze trotzdem einen Ersatzanteil an, denn eines Tages muss sie ersetzt werden.
- Wartung: Wartungsvertrag, Ersatzteile, Einsätze. Nimm den Durchschnitt der letzten drei Jahre.
- Energie: durchschnittliche Aufnahme × Betriebsstunden × Kosten pro kWh.
- Fläche: belegte Quadratmeter × Kosten pro Quadratmeter (Miete oder kalkulatorische Kosten).
- Bedienpersonal: vollständige Personalkosten für das Unternehmen, nicht der Nettolohn.
- Anteil der Gemeinkosten: Verwaltung, allgemeine Nebenkosten, Versicherungen, auf die Maschinen verteilt nach einem einfachen und erklärten Kriterium.
Der Nenner: die echten produktiven Stunden
Hier entscheidet sich alles. Die theoretischen Stunden eines Arbeitsjahres in einer Schicht sind etwa 2.000. Die Stunden, in denen die Maschine wirklich produziert, sind viel weniger: Abzuziehen sind Stillstände, Wartungen, Rüstvorgänge, Materialwartezeiten, Auftragswechsel, Zeiten der Nebensaison.
In einem kleinen Fertigungsbetrieb ist eine tatsächliche Auslastung zwischen 55 % und 70 % der Öffnungsstunden ein realistischer Wert. Nehmen wir 60 %: 1.200 produktive Stunden.
Beispiel. Gesamte Jahreskosten der Maschine: 48.000 Euro.
- Geteilt durch 2.000 theoretische Stunden → 24 €/Stunde
- Geteilt durch 1.200 produktive Stunden → 40 €/Stunde
Wer mit 24 €/Stunde kalkuliert, verschenkt 16 Euro pro Arbeitsstunde und wird es in keinem Angebot je sehen. Er wird es in der Bilanz sehen, ohne zu verstehen, woher es kommt.
Der Weg, die echte Auslastung zu kennen, ist, sie ein paar Wochen lang zu messen, auch grob: Ein Blatt neben der Maschine mit Start- und Endzeit jeder Arbeit reicht, um eine unendlich bessere Zahl zu erzeugen als eine Schätzung nach Augenmaß.
Deckungsbeitrag: die Zahl zum Entscheiden
Die Nettomarge eines Auftrags, die die Verteilung der Fixkosten einschließt, dient der nachträglichen Analyse. Um über die Annahme einer Arbeit zu entscheiden, braucht es eine andere Zahl.
Deckungsbeitrag = Erlös − direkte variable Kosten
Die variablen Kosten sind die, die nur existieren, weil dieser Auftrag existiert: Rohstoff, Fremdleistungen, spezifische Verpackung, dedizierter Transport, direkte Arbeit, sofern tatsächlich variabel.
Der praktische Sinn ist dieser: Wenn du freie Produktionskapazität hast, lohnt es sich, einen Auftrag mit positivem Deckungsbeitrag anzunehmen, auch wenn er seinen Anteil an den Fixkosten nicht deckt, denn diese Fixkosten zahlst du ohnehin. Ist die Kapazität hingegen ausgelastet, muss derselbe Auftrag mit dem verglichen werden, der die Maschine an seiner Stelle belegt.
Das ist der Grund, warum "diese Arbeit deckt die Kosten nicht" im Januar eine falsche und im September eine richtige Entscheidung sein kann.
Die fünf Gründe, warum Angebote in den Verlust gehen
1. Der unterschätzte Rüstaufwand. Die Rüstzeit wird zu knapp erinnert, weil im Gedächtnis das Mal bleibt, in dem es glatt lief. Bei kurzen Auflagen ist der Rüstaufwand der dominierende Posten, und ihn um 40 % falsch anzusetzen heißt, das Angebot um 25 % falsch anzusetzen.
2. Der als Prozentsatz behandelte Ausschuss. Das im Rüsten verbrauchte Papier oder Material ist eine feste Menge, kein Anteil. Pauschal 5 % auf eine kurze Auflage anzuwenden heißt, einen Bruchteil des echten Verbrauchs zu verbuchen.
3. Die nicht berechneten Varianten. Der Kunde bittet während der Arbeit um eine Änderung, man nimmt sie aus geschäftlicher Höflichkeit an, gibt keine Revision heraus. Das sind echte Stunden, die niemand zahlt. Das Mittel ist prozedural, nicht technisch: Jede Änderung nach der Bestätigung erzeugt eine Revision des Dokuments, auch zum Preis null.
4. Die absorbierten Einmalkosten. Stanzform, Druckform, Bemusterung, gemacht "um die Arbeit zu bekommen". Wenn die Wiederholung nicht kommt, bleiben sie reine Kosten. Sie müssen als getrennte Posten erfasst werden, damit man zumindest weiß, wie viel man in diesen Kunden investiert hat.
5. Die alte Preisliste. Die Rohstoffkosten ändern sich und die Preise bleiben die von vor sechs Monaten, weil das Aktualisieren aller Dateien einen Nachmittag braucht, der sich nie findet. Es ist das in Angebote mit Excel verwalten beschriebene Problem, und es löst sich nur, indem man die Preisliste aus den verstreuten Tabellen herausnimmt.
Die Marge im Angebot aufbauen
Die Margenanalyse in der Nachkalkulation ist nützlich, kommt aber, wenn die Entscheidung schon gefallen ist. Der Qualitätssprung ist, die Marge vor Augen zu haben, während man das Angebot erstellt.
Der Mechanismus ist einfach und verlangt nur eines: dass es zu jedem Preisposten die entsprechenden Kosten gibt. Wenn die Preisliste als Matrix Arbeitsgang × Menge strukturiert ist, stelle neben jede Preiszelle die Kostenzelle. Das Angebot summiert beim Zusammensetzen beide.
Dann sieht der Vertriebler in Echtzeit:
- Die Gesamtmarge des Auftrags
- Die Marge je Arbeitsgang, die sagt, wo verloren wird
- Die unmittelbare Wirkung eines vom Kunden geforderten Rabatts
Dieser letzte Punkt verändert die Verhandlungen. Ein Rabatt von 10 % auf einen Auftrag mit 25 % Marge verbrennt 40 % davon. Das zu sehen, während der Kunde ihn am Telefon fordert, ist etwas anderes, als es hinterher zu berechnen.
Die Rabattschwelle, die du auswendig kennen musst
Es braucht eine einzige Tabelle, die du griffbereit hältst: wie viel mehr Volumen nötig ist, um einen Rabatt auszugleichen.
| Aktuelle Marge | Rabatt 5 % | Rabatt 10 % | Rabatt 15 % |
|---|---|---|---|
| 20 % | +33 % Volumen | +100 % | +300 % |
| 30 % | +20 % | +50 % | +100 % |
| 40 % | +14 % | +33 % | +60 % |
| 50 % | +11 % | +25 % | +43 % |
Lesart: Bei einer Marge von 30 % erfordert ein Rabatt von 10 % 50 % mehr Volumen, nur um auf der Stelle zu treten. Wenn ein Kunde den Rabatt fordert und mehr Arbeit verspricht, ist das die Tabelle, die sagt, ob das Versprechen etwas wert ist.
Wo du anfängst
- Berechne den echten Stundensatz von zwei oder drei Maschinen, mit dem richtigen Nenner.
- Nimm fünf in den letzten sechs Monaten abgeschlossene Aufträge und rechne ihre Marge mit diesen Kosten neu. Das ist der Moment, in dem die Überraschungen ans Licht kommen.
- Prüfe, ob du bei den aktuellen Preisen Aufschlag und Marge verwechselst.
- Stelle im Preisverzeichnis die Kosten neben den Preis, zumindest bei den wichtigsten Arbeitsgängen.
- Sorge dafür, dass die Marge in der Angebotsphase sichtbar ist, nicht nur in der Nachkalkulation.
Die ersten beiden Schritte macht man an einem Tag, und sie liefern in der Regel die nützlichste Information des Jahres.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Aufschlag und Marge?
Der Aufschlag wird auf die Kosten berechnet, die Marge auf den Verkaufspreis. Ein Aufschlag von 50 % auf Kosten von 100 ergibt einen Preis von 150 und eine Marge von 33 %, nicht von 50 %. Beide zu verwechseln ist einer der häufigsten Fehler und führt systematisch dazu, unter den eigenen Erwartungen zu kalkulieren.
Wie berechnet man den Stundensatz einer Maschine?
Man summiert Abschreibung, Wartung, Energie, belegte Fläche, Kosten des Bedienpersonals und einen Anteil der Gemeinkosten und teilt durch die tatsächlich produktiven Stunden des Jahres, nicht durch die theoretischen Öffnungsstunden.
Was versteht man unter Deckungsbeitrag?
Es ist die Differenz zwischen dem Erlös eines Auftrags und seinen direkten variablen Kosten. Er zeigt, wie viel dieser Auftrag zur Deckung der Fixkosten des Unternehmens beiträgt. Es ist die richtige Zahl, wenn du kurzfristig entscheidest, ob du eine Arbeit annimmst oder ablehnst.
Wie oft müssen die Stundensätze aktualisiert werden?
Mindestens einmal im Jahr, und in jedem Fall bei jeder wesentlichen Änderung der Energiekosten, der Personalkosten oder des Maschinenparks. Ein vor drei Jahren berechneter Stundensatz erzeugt systematisch unterschätzte Angebote.