Preisliste nach Menge: wie du eine Matrix aus Arbeitsgang × Staffel aufbaust

Von Redazione VERC · 21 agosto 2026 · 9 Min. Lesezeit

In vielen Fertigungsbetrieben existiert die Preisliste nicht als Dokument. Es existiert ein Ordner mit den Angeboten der letzten drei Jahre, und wenn eine Anfrage kommt, sucht man den ähnlichsten Auftrag und passt ihn an. Das funktioniert, solange immer dieselbe Person kalkuliert, die die Kriterien im Kopf hat. Es funktioniert an dem Tag nicht mehr, an dem diese Person im Urlaub ist, oder wenn der Betrieb wächst und es zwei Personen werden.

Die als Matrix strukturierte Preisliste nach Menge ist das Werkzeug, das dieses Problem löst. Es ist keine ordentlichere Datei: Es ist eine andere Art, den Preis darzustellen, die die Kalkulation wiederholbar und die Marge messbar macht.

Kurz gefasst

• Eine Preismatrix kreuzt zwei Dimensionen: den Arbeitsgang in der Zeile und die Mengenstaffel in der Spalte. Jede Zelle ist ein Stückpreis.
• Die Struktur wird gebraucht, weil der Stückpreis in der Produktion nicht linear ist: Die fixen Rüstkosten verteilen sich auf unterschiedliche Volumen.
• Sechs bis zehn Staffeln decken fast alle realen Fälle ab. Darüber hinaus kommt Pflegeaufwand hinzu, ohne Genauigkeit hinzuzufügen.
• Die Regel für Zwischenmengen wird einmal festgelegt und kodifiziert, nicht bei jedem Angebot improvisiert.
• Der wahre Wert entsteht, wenn die Matrix aufhört, ein Tabellenblatt zu sein, und zur Quelle wird, aus der sich das Angebot von selbst erzeugt.

Warum der Stückpreis nicht linear ist

Nimm einen beliebigen Arbeitsgang, der eine Einrichtung erfordert: Druck, Stanzen, Sticken, Laserschneiden, Gravur. Die Gesamtkosten setzen sich aus drei Teilen zusammen.

• Rüstkosten: Maschinenzeit und Material, das für die Einrichtung verbraucht wird. Sie sind fix und hängen nicht davon ab, wie viele Stück du produzierst.
• Variable Kosten je Stück: Rohmaterial und Maschinenzeit der tatsächlichen Produktion.
• Einmalige Kosten: spezielles Werkzeug, Matrize, Stanzform, Druckform.

Wenn die Einrichtung 80 Euro kostet und die variablen Kosten 0,12 Euro je Stück betragen, liegen die Stückkosten bei 200 Stück bei 0,52 Euro und bei 10.000 Stück bei 0,128 Euro. Viermal so viel Unterschied beim exakt gleichen Produkt.

Eine Preisliste mit einem einzigen Stückpreis und einem prozentualen Mengenrabatt kann diese Kurve nicht abbilden. Der Rabatt ist linear, die Kosten sind es nicht. Das Ergebnis: Bei kurzen Auflagen arbeitest du mit Verlust, und bei langen bist du aus dem Markt – oft, ohne es zu merken.

Die Anatomie der Matrix

Die Mindeststruktur sieht so aus.

Die Zahlen sind Beispielwerte. Worauf es ankommt, ist die Logik: Jede Zeile ist ein separat verkaufbarer Arbeitsgang, jede Spalte eine Mengenstaffel, jede Zelle der Stückpreis dieses Arbeitsgangs bei diesem Volumen.

Das Angebot wird zur Summe von Zellen. Fünftausend Schachteln, vierfarbig bedruckt, kaschiert, gestanzt und geklebt: Du liest vier Zellen in der Spalte 5.000, addierst, multiplizierst mit der Menge. Kein Nachrechnen, keine neu zu schreibende Formel, kein Risiko, dass zwei verschiedene Personen auf zwei verschiedene Zahlen kommen.

Wie viele Zeilen

So viele, wie es Arbeitsgänge gibt, die du als eigene Positionen verkaufst. Die Versuchung ist, alles in Mikro-Schritte zu zerlegen, um mehr Kontrolle zu haben: Das ist ein Fehler. Wenn ein Schritt nie separat verkauft wird und nie optional ist, fasse ihn zusammen. Eine Matrix mit 60 Zeilen, von denen 45 immer gemeinsam ausgewählt werden, ist eine Matrix, die niemand aktuell hält.

Wie viele Staffeln

Sechs bis zehn. Das Kriterium ist nicht mathematisch, sondern kaufmännisch: Die Staffeln müssen den Mengen entsprechen, die deine Kunden wirklich anfragen. Sieh dir die Angebote der letzten zwölf Monate an, sortiere die angefragten Mengen und schau, wo sie sich häufen. Fast immer bilden sich natürliche Cluster rund um runde Zahlen.

Die Staffeln anhand historischer Daten statt am Schreibtisch zu wählen hat einen unmittelbaren praktischen Effekt: Die meisten Anfragen fallen genau auf eine Staffel, und das Problem der Zwischenmengen verschwindet fast.

Das Problem der Zwischenmengen

Der Kunde fragt 3.700 Stück an. Die Matrix hat 2.500 und 5.000. Was macht das System?

Option A — untere Staffel. Du wendest den Preis von 2.500 an. Das ist die vorsichtige Wahl: Die Marge ist geschützt, der Preis ist höher. Du riskierst, bei Anfragen knapp über der Schwelle teuer zu wirken.

Option B — obere Staffel. Du wendest den Preis von 5.000 an. Kaufmännisch bist du aggressiver, aber du verkaufst 3.700 Stück zum Stückkostensatz von 5.000: Wenn die Kurve steil ist, machst du Verlust.

Option C — lineare Interpolation. Du berechnest den anteiligen Preis zwischen den beiden Staffeln. Das ist die aus Kostensicht korrekteste Option und die, die von Hand am schwersten konsistent zu machen ist – genau der Grund, warum sie der Software überlassen werden sollte.

Es gibt keine absolut richtige Antwort. Es gibt eine richtige Antwort für deinen Betrieb, und die Regel lautet, dass sie einmal entschieden, aufgeschrieben und immer angewandt wird. Der Schaden entsteht nicht daraus, Option B gewählt zu haben: Er entsteht daraus, drei Vertriebler zu haben, die drei verschiedene anwenden, ohne es zu wissen.

Einmalige Kosten: aus der Matrix heraushalten

Stanzformen, Klischees, Druckformen, Matrizen, Musteranfertigungen und spezielle Werkzeuge gehören nicht in die Matrix. Sie haben eine andere Logik: Sie werden einmal bezahlt, gelten für alle künftigen Wiederholungen, und die Entscheidung, ob man sie berechnet, umlegt oder selbst trägt, ist kaufmännisch, nicht Sache der Preisliste.

Führe sie als separate Positionen des Angebots, mit drei möglichen Zuständen:

• Berechnet — Erstauftrag, neuer Kunde, Produkt, das kaum wiederkommt.
• Umgelegt — auf die Auflage verteilt, typisch, wenn der Kunde die Position nicht auf der Rechnung sehen will.
• Nicht berechnet — Wiederholung eines Auftrags mit bereits vorhandenem Werkzeug.

Wenn du diese Kosten im Stückpreis ertränkst, weißt du in sechs Monaten nicht mehr, warum dieser Auftrag diesen Preis hatte, und die Wiederholung startet von einer falschen Basis.

Warum Excel bis zu einem gewissen Punkt trägt

Eine Matrix lässt sich in einem Tabellenblatt bestens aufbauen. Das Problem ist nicht, sie aufzubauen, sondern sie am Leben zu halten.

Wenn der Papierpreis steigt, musst du die Zellen aller Zeilen aktualisieren, die diesen Bedruckstoff verwenden, in allen Dateien, in die diese Preisliste kopiert wurde. Wenn ein Vertriebler ein Angebot vorbereitet, dupliziert er in der Regel die Datei: Von dem Moment an existiert eine Kopie der Preisliste, die kein Update mehr erhält und die jemand in drei Monaten verwenden wird.

Nach einem Jahr hast du Dutzende Versionen derselben Preisliste verstreut über Desktops, geteilte Ordner und E-Mail-Anhänge, und niemand weiß, welche die richtige ist. Das ist der Punkt, an dem die Matrix aufhört, ein Kontrollinstrument zu sein, und zu einer Fehlerquelle wird: Das Thema wird vertieft in Angebote mit Excel verwalten: die Fehler, die Marge kosten.

Die Lösung ist kein besseres Excel. Sie besteht darin, die Matrix an einen einzigen Ort zu verlegen, wo sie einmal aktualisiert wird und aus dem jedes Angebot sie in dem Moment liest, in dem es erstellt wird.

Von der Preisliste zum automatischen Angebot

Wenn die Matrix zentralisiert ist, ändert die Kalkulation ihren Charakter. Der Ablauf wird zu:

1. Du wählst den Kunden, der seine Konditionen mitbringt (eigene Preisliste, Rabatte, Währung, Zahlungsbedingungen).
2. Du wählst die Arbeitsgänge.
3. Du gibst die Menge ein.
4. Das System liest die Zellen, wendet die Regel für Zwischenmengen an, fügt die einmaligen Kosten hinzu und setzt das Dokument zusammen.

Die Zeit zum Erstellen eines Angebots sinkt von Dutzenden Minuten auf wenige. Aber der größte Vorteil ist ein anderer: Der Preis wird zu einer Eigenschaft des Betriebs, nicht der Person, die gerade kalkuliert. Wer auch immer auf die Anfrage antwortet, die Zahl ist dieselbe. Wenn du eine Zeile aktualisierst, sind alle künftigen Angebote bereits aktualisiert.

Und – was man in Excel fast nie macht – du kannst jeder Preiszelle die entsprechenden Kosten zur Seite stellen. Dann zeigt das Angebot die Marge, während du es aufbaust, nicht in der Nachkalkulation drei Monate später. Die Methode, um diese Kosten aufzubauen, ist beschrieben in wie du die Marge eines Auftrags berechnest.

Checkliste: Ist deine Matrix gut gebaut?

• [ ] Die Arbeitsgänge in den Zeilen entsprechen Positionen, die du verkaufst oder die der Kunde auch weglassen kann
• [ ] Die Staffeln leiten sich aus den historisch angefragten Mengen ab, nicht aus am Schreibtisch gewählten runden Zahlen
• [ ] Die Regel für Zwischenmengen ist aufgeschrieben und für alle gleich
• [ ] Die einmaligen Kosten sind separate Positionen mit einem expliziten Zustand
• [ ] Es gibt nur eine Version der Preisliste, und alle wissen, wo sie liegt
• [ ] Zu jedem Preis gibt es die entsprechenden Kosten, sodass die Marge sichtbar ist
• [ ] Die Aktualisierung eines Inputs schlägt sich an nur einer Stelle nieder
• [ ] Die kundenspezifischen Preislisten sind aus der Basispreisliste abgeleitet, keine unabhängigen Kopien

Wenn du bei mehr als drei Punkten mit Nein geantwortet hast, produziert die Preisliste bereits Fehler, die du noch nicht gesehen hast.