Cálculo del margen de un encargo: cómo saber de antemano si un trabajo da pérdidas
Hay una forma de trabajar muy extendida en las pequeñas empresas manufactureras: se presupuesta según la experiencia, se acepta el trabajo, se produce, se factura. A fin de año el asesor fiscal dice si la empresa ha ganado. Si el resultado es decepcionante, nadie logra decir qué encargos lo han producido.
El cálculo del margen de un encargo sirve exactamente para esto: mover la respuesta de doce meses después a antes de la confirmación. No requiere un sistema de control de gestión complejo. Requiere tres números bien construidos y usados todas las veces.
En resumen
- El margen se calcula sobre el precio, el recargo sobre el coste. Confundirlos hace fijar precios por debajo de tus intenciones, siempre en la misma dirección.
- El coste horario de máquina hay que dividirlo entre las horas productivas reales, no entre las horas de apertura. Es el error que infravalora todo lo demás.
- El margen de contribución, no el margen neto, es el número adecuado para decidir si aceptar un encargo.
- Los presupuestos dan pérdidas por cinco causas recurrentes, todas previsibles.
- El margen hay que verlo mientras se construye el presupuesto, no a posteriori.
Recargo y margen: la confusión que más cuesta
Son dos porcentajes distintos calculados sobre bases distintas, y se usan como sinónimos cada día.
Recargo = (precio − coste) / coste Margen = (precio − coste) / precio
Coste 100, precio 150. El recargo es del 50%, el margen es del 33,3%.
| Recargo aplicado | Margen obtenido |
|---|---|
| 20% | 16,7% |
| 30% | 23,1% |
| 50% | 33,3% |
| 100% | 50,0% |
El empresario que dice "trabajo al 30%" casi siempre se refiere a un recargo del 30% y cree tener un margen del 30%. Está trabajando al 23%. Sobre una facturación de 500.000 euros, la diferencia entre creer que tienes el 30% y tener el 23% es de 35.000 euros al año, es decir, a menudo todo el beneficio.
Para obtener un margen deseado, el recargo que hay que aplicar es:
Recargo = margen deseado / (1 − margen deseado)
¿Margen del 35%? Recargo del 53,8%.
El coste horario de máquina
Es el pilar de todo cálculo de presupuestos industrial, y casi siempre está mal calculado en un solo punto: el denominador.
El numerador: los costes anuales
- Amortización: valor de compra dividido entre los años de vida útil. Si la máquina está amortizada pero sigue en uso, incluye igualmente una cuota de reposición, porque un día habrá que sustituirla.
- Mantenimiento: contrato de asistencia, recambios, intervenciones. Usa la media de los últimos tres años.
- Energía: consumo medio × horas de funcionamiento × coste por kWh.
- Espacio: metros cuadrados ocupados × coste por metro cuadrado (alquiler o coste figurado).
- Personal a cargo: coste empresarial completo, no la retribución neta.
- Cuota de costes indirectos: administración, suministros generales, seguros, repartidos entre las máquinas con un criterio sencillo y declarado.
El denominador: las horas productivas reales
Aquí se juega todo. Las horas teóricas de un año laboral a un turno son unas 2.000. Las horas en las que la máquina produce de verdad son muchas menos: hay que quitar paradas, mantenimientos, puestas a punto, esperas de material, cambios de trabajo, periodos de temporada baja.
En una pequeña empresa manufacturera, una utilización efectiva de entre el 55% y el 70% de las horas de apertura es un valor realista. Tomemos el 60%: 1.200 horas productivas.
Ejemplo. Costes anuales totales de la máquina: 48.000 euros.
- Dividido entre 2.000 horas teóricas → 24 €/hora
- Dividido entre 1.200 horas productivas → 40 €/hora
Quien presupuesta a 24 €/hora está regalando 16 euros por cada hora de trabajo, y no lo verá nunca en ningún presupuesto. Lo verá en el balance, sin entender de dónde viene.
La forma de conocer la utilización real es medirla durante algunas semanas, aunque sea de manera tosca: una hoja junto a la máquina con la hora de inicio y de fin de cada trabajo basta para producir un número infinitamente mejor que una estimación a ojo.
Margen de contribución: el número para decidir
El margen neto del encargo, que incluye el reparto de los costes fijos, sirve para el análisis a posteriori. Para decidir si aceptar un trabajo hace falta otro número.
Margen de contribución = ingreso − costes variables directos
Los costes variables son los que existen solo porque ese encargo existe: materia prima, procesos externos, embalaje específico, transporte dedicado, mano de obra directa si es realmente variable.
El sentido práctico es este: si tienes capacidad productiva libre, conviene aceptar un encargo con margen de contribución positivo aunque no cubra su parte de costes fijos, porque esos costes fijos los pagas de todos modos. Si en cambio la capacidad está saturada, ese mismo encargo debe compararse con el que está ocupando la máquina en su lugar.
Es la razón por la que "este trabajo no cubre los costes" puede ser una decisión equivocada en enero y acertada en septiembre.
Las cinco causas por las que los presupuestos dan pérdidas
1. La puesta a punto infravalorada. El tiempo de preparación se recuerda por defecto, porque en la memoria queda la vez en que salió rodado. En tiradas cortas la puesta a punto es la partida dominante, y equivocarla en un 40% significa equivocar el presupuesto en un 25%.
2. La merma tratada como porcentaje. El papel o el material consumido en la puesta a punto es una cantidad fija, no una cuota. Aplicar un 5% a tanto alzado sobre una tirada corta significa contabilizar una fracción del consumo real.
3. Las variaciones no facturadas. El cliente pide un cambio sobre la marcha, se acepta por cortesía comercial, no se emite ninguna revisión. Son horas reales que nadie paga. El remedio es de procedimiento, no técnico: cualquier variación después de la confirmación genera una revisión del documento, aunque sea a coste cero.
4. Los costes puntuales absorbidos. Troquel, plancha, muestras hechos "para conseguir el trabajo". Si la repetición no llega, quedan como un coste seco. Hay que registrarlos como partidas separadas, así al menos se sabe cuánto se ha invertido en ese cliente.
5. La lista de precios vieja. El coste de la materia prima cambia y los precios siguen siendo los de seis meses antes, porque actualizar todos los archivos lleva una tarde que nunca se encuentra. Es el problema descrito en gestionar los presupuestos con Excel, y solo se resuelve sacando la lista de precios de las hojas dispersas.
Construir el margen dentro del presupuesto
El análisis de márgenes a posteriori es útil, pero llega cuando la decisión ya se ha tomado. El salto de calidad es tener el margen delante de los ojos mientras se construye el presupuesto.
El mecanismo es sencillo, y requiere una sola cosa: que para cada partida de precio exista el coste correspondiente. Si la lista de precios está estructurada como matriz proceso × cantidad, junto a cada celda de precio pon la celda de coste. El presupuesto, al componerse, suma ambas.
En ese punto el comercial ve en tiempo real:
- El margen total del encargo
- El margen por cada proceso, que dice dónde se pierde
- El efecto inmediato de un descuento pedido por el cliente
Este último punto cambia las negociaciones. Un descuento del 10% sobre un encargo con un margen del 25% se lleva el 40% del margen. Verlo mientras el cliente lo pide por teléfono es distinto de calcularlo después.
El umbral de descuento que hay que saber de memoria
Hace falta una única tabla, para tener a mano: cuánto volumen adicional hace falta para compensar un descuento.
| Margen actual | Descuento 5% | Descuento 10% | Descuento 15% |
|---|---|---|---|
| 20% | +33% volumen | +100% | +300% |
| 30% | +20% | +50% | +100% |
| 40% | +14% | +33% | +60% |
| 50% | +11% | +25% | +43% |
Lectura: con un margen del 30%, un descuento del 10% requiere un 50% de volumen más solo para quedarse igual. Cuando un cliente pide el descuento prometiendo más trabajo, esta es la tabla que dice si la promesa vale.
Por dónde empezar
- Calcula el coste horario real de dos o tres máquinas, con el denominador correcto.
- Toma cinco encargos cerrados en los últimos seis meses y recalcula su margen con esos costes. Es el momento en el que se descubren las sorpresas.
- Verifica si estás confundiendo recargo y margen en los precios actuales.
- Pon el coste junto al precio en la lista de precios, al menos en los procesos principales.
- Haz que el margen sea visible en la fase de presupuesto, no solo a posteriori.
Los dos primeros pasos se hacen en un día y por lo general devuelven la información más útil del año.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre recargo y margen?
El recargo se calcula sobre el coste, el margen sobre el precio de venta. Un recargo del 50% sobre un coste de 100 da un precio de 150 y un margen del 33%, no del 50%. Confundir ambos es uno de los errores más habituales y lleva sistemáticamente a fijar precios por debajo de lo que esperas.
¿Cómo se calcula el coste horario de una máquina?
Se suman amortización, mantenimiento, energía, espacio ocupado, coste del personal a cargo y cuota de costes indirectos, y se divide entre las horas realmente productivas del año, no entre las horas teóricas de apertura.
¿Qué se entiende por margen de contribución?
Es la diferencia entre el ingreso de un encargo y sus costes variables directos. Indica cuánto contribuye ese encargo a cubrir los costes fijos de la empresa. Es el número correcto que hay que mirar cuando se valora si aceptar o rechazar un trabajo en el corto plazo.
¿Cada cuánto hay que actualizar los costes horarios?
Al menos una vez al año, y en todo caso ante cada variación relevante de los costes energéticos, del coste del personal o del parque de máquinas. Un coste horario calculado hace tres años produce presupuestos sistemáticamente infravalorados.